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Riunioni Lavoro

Riunioni aziendali, croce o delizia del lavoro?

Dal 2020 il tempo trascorso nelle riunioni di lavoro su Teams è aumentato del 252% e i meeting su Zoom hanno avuto un’impennata del 3.300%. Ma cosa ne pensano dirigenti e dipendenti? Tutti i dettagli

 

Ore e ore trascorse in interminabili riunioni di lavoro su Zoom o in presenza. La pandemia ha sicuramente acuito il fenomeno, ma non tutti sembrano esserne esauriti. Alcune aziende, tuttavia, vanno in controtendenza e le riducono per lasciare più tempo ai dipendenti.

PRO E CONTRO DELLE RIUNIONI

In certi casi, le riunioni di lavoro sono un momento fondamentale per organizzare, scambiarsi idee, elaborare strategie per migliorare l’azienda e il contributo di ognuno. Possono anche essere un momento per coinvolgere di più i dipendenti e rafforzare le sinergie tra di loro.

Tuttavia, c’è il rischio che a volte i manager si lascino prendere la mano e in tal caso, secondo lo studio The Science and Fiction of meeting pubblicato sulla MIT Sloan Management Review, i dipendenti arrivano a considerarle “una perdita di tempo e una fonte di frustrazione piuttosto che di illuminazione”.

A questo si aggiunge che nessuna riunione è gratuita. “Il costo totale per riunire un amministratore delegato e diversi vicepresidenti per un paio d’ore può raggiungere le decine di migliaia di dollari”, affermano gli autori.

L’EVOLUZIONE DELLE RIUNIONI

Un white paper di MCI Conferencing del 1998 citato dallo studio, afferma che ogni giorno, i lavoratori degli Stati Uniti partecipano a circa 11 milioni di riunioni. E non c’era ancora Zoom!

Di solito, prosegue la ricerca, il dipendente medio trascorre circa 6 ore alla settimana in riunioni programmate, con i supervisori che trascorrono più tempo dei non supervisori. Secondo alcune stime, i senior manager partecipano a quasi 23 ore di riunioni alla settimana e i dipendenti di grandi organizzazioni tendono a partecipare a un numero maggiore di riunioni rispetto a quelli di organizzazioni più piccole.

Un altro studio suggerisce poi che il numero di riunioni a cui partecipa un dirigente medio è raddoppiato tra gli anni ‘60 e gli anni ‘80.

LE RIUNIONI IN CIFRE

Un sondaggio condotto su 1.900 dirigenti aziendali afferma che il 72% di loro ha dichiarato di trascorrere più tempo in riunione rispetto a cinque anni fa e il 49% prevede che il tempo in riunione aumenterà in futuro.

In larga misura, secondo gli studiosi, l’aumento può essere spiegato dai cambiamenti nelle organizzazioni, che oggi sono più piatte e meno gerarchiche, prevedono team autogestiti e si affidano alla responsabilizzazione. Dunque, le riunioni restano il veicolo preferito dai dirigenti per l’interazione con e tra dipendenti.

COSA DICONO I DATI DI TEAMS E ZOOM

La follia aziendale per le riunioni si è particolarmente intensificata a causa della pandemia quando gli strumenti tecnologici hanno permesso a miliardi di persone di rimanere in contatto non solo per fare gli aperitivi ma anche per lavorare.

Secondo Axios, dal 2020, il tempo trascorso nelle riunioni di Teams è aumentato del 252% e le riunioni di Zoom del 3.300%, ma i livelli di produttività hanno avuto un effetto inverso. Le riunioni video infatti possono essere ancora più stancanti e noiose di quelle di persona ed ecco che è arrivata la “stanchezza da Zoom”.

MA I DIPENDENTI COSA NE PENSANO?

Per lo studio pubblicato sulla MIT Sloan Management Review, i dipendenti con un forte desiderio di raggiungere gli obiettivi lavorativi tendono a dichiarare una minore soddisfazione lavorativa con l’aumentare del numero di riunioni a cui partecipano; mentre coloro che sono meno orientati agli obiettivi indicano che partecipare a più riunioni è effettivamente auspicabile (forse per motivi sociali o per dare una struttura a una giornata non strutturata).

Alla domanda sulle riunioni in generale dal punto di vista della produttività, il 17% dei lavoratori le ha definite da ‘molto buone’ a ‘eccellenti’; il 42% le ha giudicate ‘buone’; il 25% non le ha giudicate né bene né male; e solo il 15% ha un parere negativo.

Quando è stato chiesto di valutare la produttività della loro ultima riunione, le risposte sono state ancora più positive: il 36% le ha giudicate da ‘molto buone’ a ‘eccellenti’; il 33% ‘buone’; il 16% non le ha giudicate né bene né male; e il 16% ha un giudizio negativo.

Nonostante i pareri positivi in generale, la metà degli intervistati ritiene però che si possano migliorare sia le competenze dei dipendenti che dei manager nelle riunioni, oltre che le modalità di gestione.

C’È CHI DICE NO

Ma c’è anche chi pensa che sia giusto ridurre le ore dedicate alle riunioni. Come ricorda Axios, è il caso della piattaforma di e-commerce Shopify, il cui amministratore delegato Tobi Lütke, ha recentemente deciso che saranno eliminate oltre 76.500 ore di meeting aziendali e l’azienda produttrice di tabacco Reynolds American, che aveva programmato un incontro di 90 minuti per annunciare i piani di ristrutturazione della società, ha deciso di sostituirlo inviando un video di 10 minuti.

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