Se vi siete mai chiesti perché vi sembra che non ci sia tempo per fare nulla al lavoro, considerate questo: molti di noi trascorrono l’equivalente di due giorni lavorativi a settimana tra riunioni ed e-mail.
Questo è uno dei risultati dei nuovi dati di Microsoft, che ha esaminato l’attività di milioni di lavoratori che utilizzano le applicazioni aziendali. I dati fanno parte dello studio annuale del produttore di software sulle tendenze della produttività sul posto di lavoro, che fornisce la misura più recente, e una delle più ampie, di come le persone trascorrono effettivamente le loro giornate lavorative.
Microsoft, insieme a Google, Slack e Zoom, è tra i maggiori venditori di strumenti di comunicazione sul posto di lavoro, e il suo rapporto dà i numeri a quella mole di dati, e-mail, riunioni e notifiche che, secondo molti, consuma il loro tempo sul lavoro e distrae dal lavoro vero e proprio.
LO STUDIO DI MICROSOFT
I ricercatori hanno scoperto che il 25% degli utenti più attivi delle sue applicazioni, ovvero coloro che utilizzano il software aziendale di Microsoft per la maggior parte delle loro attività lavorative online, trascorrevano in media 8,8 ore alla settimana leggendo e scrivendo e-mail e 7,5 ore tenendo riunioni – scrive il WSJ.
Queste cifre non comprendono il tempo trascorso nella messaggistica istantanea, al telefono o in altre conversazioni improvvisate con i colleghi. Complessivamente, il dipendente medio ha trascorso il 57% del tempo utilizzando il software dell’ufficio per comunicare: riunioni, e-mail, chat. Il resto del tempo, il 43%, è stato utilizzato per creare cose, come la creazione di fogli di calcolo o la stesura di presentazioni.
LE CONSEGUENZE SUI LAVORATORI…
Sia i lavoratori che i capi si lamentano del fatto che il sovraccarico digitale sta danneggiando l’innovazione e la produttività, un sentimento che trova eco in numerosi studi sul posto di lavoro. In un’indagine separata di Microsoft su 31.000 persone in tutto il mondo, quasi due su tre hanno dichiarato di avere difficoltà a trovare tempo ed energia per svolgere il proprio lavoro. Queste persone avevano una probabilità più che tripla rispetto agli altri intervistati di affermare che l’innovazione e il pensiero strategico rappresentavano una sfida per loro. (L’azienda non ha analizzato le differenze tra i vari Paesi o settori).
“Le persone si sentono piuttosto oberate, con la sensazione di avere due lavori, quello per cui sono state assunte, ma anche quest’altro lavoro di comunicazione, coordinamento e collaborazione”, ha dichiarato Jared Spataro, che dirige il team Modern Work di Microsoft e che ha guidato la ricerca.
…E SULLA PRODUTTIVITÀ
Certo, comunicare e partecipare alle riunioni è una parte importante del lavoro per molti lavoratori, soprattutto per i manager. Tuttavia, molti lavoratori e capi affermano che tutto il tempo trascorso a parlare e collaborare non migliora necessariamente la comunicazione sul posto di lavoro.
In un sondaggio condotto nel 2022 da Harris Poll su oltre 1.200 lavoratori e dirigenti, i capi hanno stimato che i loro team perdono in media 7,47 ore alla settimana – quasi un’intera giornata – a causa di comunicazioni scadenti. Sulla base di uno stipendio medio di 66.967 dollari, il tempo perso si traduce in un costo annuale di 12.506 dollari per un dipendente, secondo il rapporto condotto per conto di Grammarly, una società di software per la correzione di bozze.
RIMEDI
Il tempo trascorso a comunicare online è aumentato di pari passo con il lavoro remoto e ibrido. Slack e Dropbox, tra le altre aziende, hanno cercato di affrontare il sovraccarico di comunicazioni prescrivendo orari dedicati per le riunioni e il tempo di concentrazione. Alcune stanno anche accorciando i tempi delle riunioni e alzando la soglia di convocazione.
Calendly, il produttore di software di pianificazione con sede ad Atlanta, ha ristretto l’orario delle riunioni principali tra mezzogiorno e le 17.00, riservando il resto della giornata al tempo di lavoro concentrato, dopo aver notato che le riunioni si estendevano alla sera e alla mattina presto di alcuni dei suoi dipendenti più lontani. Dopo circa due anni, “abbiamo constatato che i nostri dipendenti continuano ad accettarlo”, ha dichiarato Tope Awotona, amministratore delegato di Calendly.
Troppo spesso le riunioni vengono programmate senza che sia chiaro quale sia il loro obiettivo, ha affermato Rita J. King, vicepresidente esecutivo della società di consulenza Science House. “La chiave è non invitare qualcuno a una riunione a meno che non si sia assolutamente certi che sia il suo posto e si possa spiegare il perché”, ha detto.
L’IA CI AIUTERÀ?
Microsoft, che detiene un’importante partecipazione in OpenAI, la startup che sta dietro a ChatGPT, sta inserendo funzioni di intelligenza artificiale generativa in strumenti fondamentali per l’ambiente di lavoro come Outlook e PowerPoint per eliminare quella che i suoi dirigenti hanno definito la “pesantezza” di alcune attività lavorative. La maggioranza dei lavoratori intervistati dall’azienda ha dichiarato di ritenere che l’intelligenza artificiale possa contribuire a ridurre il carico di lavoro, anche se quasi la metà ha affermato di temere che la tecnologia possa mettere a repentaglio la sicurezza del proprio posto di lavoro.
(Estratto dalla rassegna stampa estera a cura di eprcomunicazione)
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