La norma UNI 11871 per la certificazione degli studi legali e dei commercialisti è certamente un documento chiaro e comprensibile, anche per quanti non hanno particolare dimestichezza con il mondo delle “certificazioni di qualità” e con il suo linguaggio.
Si tratta di uno standard volontario realizzato appositamente per studi legali e di commercialisti, presso i quali ad oggi le tradizionali certificazioni dei sistemi di gestione (in primis la ISO 9001 sui sistemi di gestione della qualità) non hanno avuto grande riscontro. Diversi sono i motivi addotti per spiegare la scarsa diffusione della certificazione ISO 9001 nell’ambito degli studi legali e dei commercialisti: una naturale diffidenza del professionista a condividere con soggetti esterni le informazioni riguardanti lo svolgimento della propria attività, la natura personale dell’incarico professionale che più difficilmente si adatta a essere regimentato da procedure, la complessità degli adempimenti documentali e formali richiesti.
La norma UNI 11871 nasce con il meritevole obiettivo di affrontare questi impedimenti e di favorire così una più ampia diffusione della certificazione degli studi legali e dei commercialisti. L’intento di semplificazione non deve però indurre quanti si avvicinano a questa nuova norma a focalizzare l’attenzione esclusivamente sulla “certificazione” dello studio legale senza considerare l’aspetto più rilevante dell’adozione e del mantenimento di un modello di efficiente organizzazione e gestione secondo i requisiti della UNI 11871. Tale impostazione, in parte giustificabile, merita tuttavia una precisazione, non solo di natura tecnica e terminologica. La certificazione rappresenta l’ultimo step di un percorso che prende avvio da una scelta consapevole, motivata e impegnativa da parte della “direzione” dello Studio o del Professionista. Da questa decisione dovrebbe discendere l’adozione di direttive orientate a ottimizzare e a migliorare sempre di più l’organizzazione e la gestione dello Studio secondo i parametri “tecnici” definiti dalla norma UNI 11871.
Occorre poi dare concreta ed efficace attuazione a queste direttive in modo che esse non si sovrappongano alla ordinaria esecuzione e gestione delle attività di Studio (o peggio, che restino totalmente avulse da esse) ma che diventino parte integrante del modo di lavorare e siano prese in considerazione per orientare le scelte strategiche di sviluppo e per affrontare i diversi rischi cui la realtà professionale è esposta. La certificazione rappresenta senz’altro un passaggio fondamentale al fine di comunicare all’esterno i risultati conseguiti mediante l’adozione del “metodo” previsto dalla norma UNI 11871. Si comprendono quindi l’attenzione dedicata ai documenti e alle evidenze da mostrare al certificatore in sede di audit così come la preoccupazione di limitare al minimo l’impatto derivante dalle incombenze formali richieste dallo standard.
Occorre però tenere presente che gli elementi formali non rappresentano il principale obiettivo del percorso di certificazione: ciò che conta invece sono le direttive, i comportamenti e i criteri di lavoro seguiti e applicati quotidianamente dallo Studio per conseguire effettivamente gli obiettivi di miglioramento attesi sia nei rapporti con i propri clienti che all’interno dell’organizzazione. Questo è l’approccio sostanziale che la norma chiede di adottare laddove un’eccessiva attenzione ad aspetti formali (l’evidenza da fornire al certificatore, la natura obbligatoria o meno da riconoscere a un documento secondo i requisiti della norma, il numero ed estensione delle registrazioni richieste per attestare lo svolgimento di una data attività o controllo, etc.), oltre a non apportare alcun beneficio sulla capacità di governare i rischi e di accrescimento di valore dello Studio, finisce per compromettere e svilire il significato della certificazione stessa. Ciò detto, si è pienamente consapevoli delle difficoltà e dei costi, anche di natura organizzativa, che comporta la scelta di adottare un sistema da certificare in conformità alla UNI 11871.
È bene quindi mettere a disposizione degli Studi interessati alla certificazione ogni strumento, informazione o supporto pratico che possa servire a rendere questo cammino più agevole e comprensibile, compresa la diffusione di chiari indirizzi interpretativi per la valutazione di conformità alla norma da parte del certificatore (la recentissima UNI/PdR 146:2023 con indirizzi operativi per la valutazione della conformità alla UNI 11871:2022 risponde proprio a tale ultimo scopo). Secondo lo standard UNI 11871 vi sono delle informazioni che devono essere obbligatoriamente documentate. E in alcuni casi sarebbe persino illogico se tali informazioni non fossero documentate.
Ad esempio, come comunicare e diffondere delle politiche dello Studio non documentate? O ancora, come attestare l’effettuazione di controlli (ad esempio su requisiti cogenti o sul livello di soddisfazione dei clienti) alle scadenze prefissate o con le modalità previste in assenza delle relative registrazioni? Al di fuori dei casi previsti dalla norma, resta fermo il principio secondo il quale è responsabilità dello Studio decidere quali informazioni documentare o registrare e di definire il loro livello di dettaglio e approfondimento) in funzione delle dimensioni, della complessità e del contesto di riferimento e alla luce di una valutazione degli effetti negativi (o positivi) che l’eventuale mancanza (o presenza) di un’informazione documentata potrebbe comportare ai fini dell’efficacia del sistema organizzativo e gestionale dello Studio.
Il sistema di procedure, registrazioni e altre informazioni documentate dello Studio deve essere realizzato e attuato non solo per soddisfare una tantum la valutazione di conformità da parte del certificatore ma soprattutto per supportare il funzionamento dello Studio e migliorare la capacità di rispondere ai requisiti della norma e a quelli dei clienti. In molti casi non sarà neppure necessario predisporre procedure o altra documentazione ad hoc in vista della certificazione perché lo Studio già dispone di strumenti gestionali o di applicativi in grado di soddisfare i requisiti della norma UNI 11871. Si pensi ad esempio a software o a piattaforme per la gestione di anagrafiche clienti o delle pratiche di Studio. In queste circostanze la scelta di creare ulteriori documenti (cartacei o su supporto informatico) al solo fine di rispondere alle aspettative del certificatore appare ancor più inopportuna oltre che inutile.
In sede di pianificazione del sistema UNI 11871 lo Studio dovrà invece analizzare i propri processi e attività per capire se vi siano già elementi organizzativi e gestionali, anche di natura documentale, in grado di rispondere ai requisiti della norma secondo un approccio basato sul controllo del rischio. Anche il certificatore adotterà il medesimo approccio per la valutazione di questi elementi, evitando richieste di formalità o adempimenti che duplicano o si sovrappongono inutilmente a quanto già efficacemente applicato dallo Studio nell’ordinaria gestione delle proprie attività.
Con questi obiettivi bene in vista il modello organizzativo e gestionale previsto dalla norma UNI 11871 potrà comportare qualche difficoltà di adeguamento iniziale ma in una prospettiva di più lungo periodo consentirà allo Studio di raggiungere efficacemente i propri obiettivi e di mantenerli nel tempo, rassicurando i propri clienti e le parti interessate sulla credibilità e serietà di quanto attestato con la certificazione ottenuta.
